Ikasmanda Bandung Raya punya kerjaan…

Setelah mengadakan rapat tadi di masjid Al-Furqon UPI, maka Insya Allah di akhir bulan Maret nanti kita akan mengadakan try out UAN gratis untuk siswa-siswi se wilayah 3 Cirebon dan pameran pendidikan dari seluruh alumni Smanda yang kuliah di Bandung. Harapannya dengan diadakannya acara ini maka adik-adik kita nantinya sudah memiliki persiapan untuk menghadapi UAN sendiri dan sudah memiliki gambaran umum tentang perkuliahan di Bandung. Untuk menyukseskan acara tersebut maka saat ini dibutuhkan kontribusi dari seluruh alumni Smanda yang ada di Bandung. Berikut ini adalah gambaran umum kerja dari divisi yang mungkin dibutuhkan untuk menyukseskan acara tersebut.

KESTARI

Ø Bertanggungjawab atas pembuatan proposal, surat-surat dan segala yang berhubungan dengan kesekretariatan yang diperlukan selama pelaksanaan kepanitiaan bedah kampus

Ø PJ bidang memimpin rapat bidang bersama para anggotanya

1. Pembuatan proposal

2. Pembuatan surat – menyurat untuk :

· Perusahaan / sponsor

· Donator / alumni / dosen

· SMA-SMA

· Rektorat/ Fakultas / jurusan / dekanat / senat

Undangan khusus

3. Pembuatan laporan untuk pertanggungjawaban kegiatan

4. Pembuatan surat ucapan terima kasih yang ditujukan untuk pihak-pihak di atas.

Teknis :

§ Langkah awal : Percetakan kop surat,

§ Pembuatan surat pemberitahuan ke dinas pendidikan dan sekolah.. Diserahkan ke HUMAS

§ Pembuatan proposal dan surat untuk Danus ( segera setelah waktu dan tempat sudah fix )

§ Pembuatan surat permohonan kerjasama dengan rektorat, dan fakultas dalam rangka pendirian stand, disertai proposal. Diserahkan ke HUMAS

§ Secepatnya mengumpulkan LPJ dari masing-masing divisi dan merangkumnya bersama pelaksanaan kegiatan untuk diberikan ke pihak-pihak yang telah membantu.Diserahkan ke HUMAS

§ Membuat surat ucapan terima kasih ke pihak-pihak di atas ( setelah evaluasi ). Diserahkan ke HUMAS

DANUS

Ø Bertanggung jawab terhadap pencarian/ pengadaan sumber dana dan sponsor yang diperlukan untuk pelaksanaan acara.

Ø PJ bidang memimpin rapat bidang

1. Membuat list perusahaan / pihak sponsor (di Bandung, dan sekitarnya ) dan para donatur (dosen, alumni, dsb ) lalu diberikan ke Kestari untuk pembuatan proposal / surat.

2. Mengumpulkan dana awal dari capeng,jumlah dana awal tergantung kesepakatan.

3. Mengajukan proposal dan menjalin kerjasama dengan pihak sponsor/ perusahaan dan donatur (setelah menerima proposal / surat dari kestari )

4. Memastikan setiap dana yang masuk / keluar dan diberikan ke bendahara umum

5. Buat LPJ setelah acara dan diberikan ke kestari

Teknis : Langsung menemui pihak yang dituju (marketing manager )

· Perkenalkan diri dan Ikasmanda Bandung Raya

· Presentasikan rencana kegitan berdasarkan proposal serta ( membawa LPJ dan surat menyurat)

· Tawarkan bentuk-bentuk kerjasama berdasarkan proposal

· Buat mereka merasa “butuh” dan tertarik untuk menjadi sponsorship, dengan mengemukakan keuntungan yang akan diraih.

· Negosiasi

Jika tidak bisa membuat pertemuan pada saat itu, minta nomor yang bisa dihubungi, titipkan proposal untuk pihak marketing. Lalu telepon dan buat janji.

TICKETING

Ø Bertanggungjawab terhadap pengadaan tiket dan penjualannya

Ø PJ bidang memimipin rapat bidang.

1) Pembuatan tiket dan tryout (kerjasama dengan Humas/ publikasi)

2) Mengatur koordinasi penjualan tiket dengan PJ –PJ Sekolah (kerjasama dengan HUMAS)

3) Memastikan berapa jumlah tiket yang dibagikan

4) Membuat Laporan pembagian tiket dan diserahkan kepada Bendahara

5) Buat LPJ dan diserahkan kepada kestari

HUMAS

Ø Bertanggung jawab terhadap hubungan pihak luar

Ø PJ bidang memimpin rapat bidang

1) pembagian tugas untuk capeng yang lain:

· pembentukan PJ Sekolah yang bertanggung jawab pada koordinasi Sekolah, penjualan tiket, dan pelaksanaan TRY OUT dimasing-masing sekolah

· Pembentukan PJ Fakultas, membantu koordinasi brosur tentang masing-masing profil jurusan

2) Mengirimkan surat pemberitahuan awal ke PEMDA, dinas pendidikan dan SMA-SMA 1 bulan sebelum acara (lewat pos/ koordinasi perwilayah)

3) Pembuatan newsletter seputar SPMB, PTN dsb untuk siswa SMA (dibagikan ketika acara)

4) Membuat pertemuan dengan pihak rektorat, fakultas, jurusan, dekanat/ senat untuk kerjasama dalam acara ini seperti brosur Fakultas

5) Mempersiapkan roadshow ke SMA-SMA.

rincian :

§ kerjasama dengan pihak sekolah dalam masalah waktu roadshow dan penjualan tiket), seminggu sebelum roadshow

§ pembagian tugas untuk PJ Sekolah ketika rapat pleno.

§ merumuskan bahan presentasi dan teknisnya.

§ Konfirmasi ulang pembagian tiket ke SMA-SMA minimal 3 hari sebelum hari H, data pembagian tiket diserahkan ke Ticketing

§ Roadshow dilaksanakan 2 minggu sebelum TO

6) Membuat LPJ setelah acara dan diserahkan ke Kestari

7) Mengirimkan LPJ dan surat ucapan terima kasih ke pihak-pihak yang telah berperan.

PUBLIKASI dan DOKUMENTASI

Ø Bertanggung jawab terhadap hubungan pihak luar melalui media sebagai sarana promosi

Ø Bertanggung jawab terhadap dokumentasi

Ø PJ bidang memimpin rapat bidang

1) Pembuatan pamflet ”coming soon” .

2) Penempelan pamflet ”coming soon ” di berbagai tempat strategis di seluruh Cirebon kerjasama dengan PJ masing-masing sekolah.

3) Pembuatan baliho, spanduk, pamflet dan tiket (sebelum akhir semester) serta percetakan nametag panitia.

4) Negosiasi dengan media massa di Cirebon untuk iklan dan talkshow

5) Pemasangan spanduk dan pamflet di tempat strategis (sebelum roadshow)

6) Talkshow di radio-radio lokal/ TV lokal setelah roadshow.

7) Buat LPJ dan diserahkan kepada kestari

1) Mendokumentasikan kegiatan mulai dari tahap persiapan, acara hingga rapat evaluasi

2) Mempersiapkan barang-barang untuk dokumentasi seperti : Handycamp, kamera.

3) Pembagian tugas dokumentasi selama TO.

4) Mencetak hasil dokumentasi dan penggandaannya

5) Buat LPJ dan diserahkan ke Kestari

 

TEMPAT DAN PERLENGKAPAN

Ø Bertanggungjawab terhadap sarana dan prasarana TO

Ø PJ bidang memimpin rapat bidang

1) Menentukan tempat atau gedung tempat dilaksanakannya acara. Booking gedung untuk TO minimal 1 bulan bulan sebelum acara.

2) Negosiasi harga dan fasilitas gedung. Harus dikonfirmasi ulang.

3) Mempersiapkan alat/ perlengkapan yang dibutuhkan dalam acara seperti :

· sound system,

· in focus layer,

· kursi

· bahan-bahan untuk dekorasi tempat dan stand fakultas, dll

4) Dekorasi tempat dan stand H -3

5) Mengurus kembali perlengkapan yang sudah selesai dipakai begitu acara usai.

6) Buat LPJ dan diserahkan ke Kestari

 

KEAMANAN, KEBERSIHAN, DAN KETERTIBAN

Ø Bertanggung jawab terhadap jalannya keamanan, kebersihan, dan ketertiban selama pelaksanaan acara

Ø PJ bidang memimpin rapat bidang

1) Mengatur strategi pembagian tugas untuk pelaksanaan keamanan acara

2) Mengupayakan pelaksanaan acara berjalan tertib dan aman.

3) Buat LPJ dan diserahkan kepada kestari

KONSUMSI

Ø Bertanggungjawab terhadap pengadaan konsumsi pada saat pelaksaan acara

Ø PJ bidang memimpin rapat bidang

1) Mempersiapkan konsumsi yang dibutuhkan (seminggu/Beberapa hari sebelum acara)

2) Mengatur strategi pembagian/ penyediaan konsumsi

3) Mengupayakan konsumsi bagi seluruh panitia

4) Buat LPJ dan diserahkan kepada kestari

 

ACARA

Ø Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan Try Out

Ø PJ bidang memimpin rapat bidang

1) Mempersiapkan konsep pelaksanaan Try Out

2) Menghubungi pihak bimbel untuk kerjasama pelaksanaan Try Out

3) Kerjasama dengan pihak sekolah untuk pelaksaan try Out di sekolah tersebut, kerjasama dengan PJ Sekolah

4) Memastikan jumlah peserta Try Out dengan jumlah tiket yang dibagikan (bekerjasama dengan Ticketing)

5) Koordinasi pelaksanaan TryOut dengan PJ masing-masing Sekolah.

6) Mempersiapkan berita acara dan segala yang dibutuhkan dalam pelaksanaan Try Out pada masing-masing daerah.

7) Buat LPJ dan diserahkan ke Kestari

PEMBANTU UMUM

Ø Bertanggungjawab membantu kelancaran acara di hari H

MATERI

Ø Bertanggungjawab memfasilitasi siswa peserta TO tentang informasi unviersitas di Bandung